door Alicia Walker
Het managen van een team kan een opwindende ervaring zijn, maar het kan ook uitdagingen met zich meebrengen. Vooral voor beginnende managers en bijvoorbeeld wanneer je de stap maakt van teamlid naar manager. Statistisch gezien is de kans groter dat managers die van binnenuit worden gepromoveerd, worden gerespecteerd door hun voormalige teamgenoten. Maar er liggen wel de nodige uitdagingen in het verschiet wanneer je promotie maakt en leiding mag gaan geven aan een team waar je ooit deel van uitmaakte.
Als manager heb je andere vaardigheden en kwaliteiten nodig dan voorheen en de vraag is hoe je deze het beste kunt ontwikkelen en in je nieuwe functie introduceren. “Door een leiderschaps-ontwikkelingstraining te volgen, kunnen managers die nieuwe vaardigheden leren en zich verder ontwikkelen.
Belangrijk is in ieder geval dat je als beginnende manager duidelijk kunt maken wat je verantwoordelijkheden zijn. Het is van cruciaal belang om een goed inzicht te hebben in wat jouw rol is en waar jouw verantwoordelijkheden liggen. Bij welk bedrijf je ook als manager werkzaam bent, het kennen van je verantwoordelijkheden is de sleutel tot goed leiderschap. Stel je eens voor dat je een project zou moeten runnen zonder te weten wat er van je verwacht wordt? Dat gaat nooit werken. Het managen van een team is niet anders. Je moet jouw rol als hoofd van het team vaststellen, evenals de verantwoordelijkheden van de teamleden, om efficiënt werken en algehele succesvolle prestaties mogelijk te maken.
Praat met andere managers, kijk hoe zij hun teams aansturen en wees niet bang om onderweg om advies te vragen. Houd rekening met feedback van collega’s en teamleden. Dit alles kan je helpen je als manager te ontwikkelen en door te groeien in de rol.
Heldere communicatie is in alle opzichten belangrijk! Als manager moet je effectief communiceren met je team en met de rest van de organisatie. Een deel van de communicatiestrategie als manager houdt in dat je goed kan luisteren; meer luisteren dan praten. Een manager die bereid is om te luisteren, zal merken dat werknemers zich eerder openstellen en dat ze eerder naar hem of haar toe komen met suggesties of zaken van vertrouwelijke aard.
Door naar je medewerkers te luisteren en daadwerkelijk iets te doen met feedback, ontstaat er vertrouwen en worden medewerkers ontvankelijker voor de ideeën die je communiceert. Wanneer er bijvoorbeeld een belangrijke verandering in een proces of in de organisatie aan zit te komen, is het belangrijk ervoor te zorgen dat medewerkers dit van jou als hun manager vernemen en niet uit de tweede hand van iemand anders. Roep bij grote aankondigingen het team bij elkaar om jouw boodschap over te brengen, aangezien informatie die via kantoorgefluister naar buiten glipt, onrust kan veroorzaken en ervoor kan zorgen dat je het respect als manager verliest.
Een veel voorkomende fout die net gepromoveerde managers maken, is dat ze nog steeds betrokken raken bij de kleine, dagelijkse taken waarvoor ze voorheen verantwoordelijk waren. Er zijn een aantal redenen waarom dit kan gebeuren, afgezien van de gewoonte.
Sommige managers willen graag laten zien dat ze niet bang zijn om vast te lopen in taken en dat ze niet boven het team staan wanneer het team omhoog zit – bijvoorbeeld bij een bezettingsprobleem. Andersom bestaat de kans dat je als nieuwe manager je oude taken beter kent dan dat wat van jouw leiderschap wordt verwacht. Hoewel dit gewaardeerd kan worden, is een manager die samenwerkt met teamleden geen goed idee. Door de taken uit te voeren die bij het team thuishoren, kunnen taken die bij jouw verantwoordelijkheid als manager horen worden verwaarloosd. En dat kan weer behoorlijk negatief uitpakken voor jou, het team en wellicht ook voor het bedrijf.
Het kan natuurlijk altijd een keer voorkomen dat je even een helpende hand moet bieden in drukke periodes of wanneer personeelstekort ernstige vormen aan gaat nemen, maar dit moet je slechts incidenteel toelaten.
Om te voorkomen dat je niet aan je leidinggevende taken toekomt, is het advies om als manager grenzen te stellen. Het kan verleidelijk zijn voor een nieuwe manager om wellicht té vriendelijk te worden gevonden, wat resulteert in een vertroebeld beoordelingsvermogen en een impact op de algehele prestaties. Hoewel het deel uitmaakt van de menselijke natuur om aardig gevonden en populair te willen worden, vooral als je ooit deel uitmaakte van het team waaraan je nu leiding geeft, ligt het al snel voor de hand om persoonlijke relaties boven jouw positie als manager te stellen. Managen betekent dat werknemers het misschien niet altijd eens zijn met jouw beslissingen, maar zolang deze in het algemeen belang van iedereen zijn, doe je het juiste. Uiteraard is een vriendschappelijk element en benaderbaar zijn prima – maar stel wel grenzen en zorg ervoor dat je positie duidelijk is en dat je als manager gerespecteerd wordt. Laat persoonlijke relaties je baan niet in de weg staan.